LEAN is een filosofie en (werk)organisatiemethode met de focus op continue verbetering, toegevoegde waarde en efficiëntiewinst. Hierbij worden consequent alle nutteloze handelingen uitgeschakeld. Ook afval en verspilling worden bewust en maximaal vermeden. Afval en verspilling zijn alle zichtbare en onzichtbare, meetbare en niet meetbare elementen die in de ogen van de betalende klant als onnodig, overbodig of waardeloos aanvoelen en geen toegevoegde waarde of kwaliteit opleveren. De uitvoerder benadert zijn opdracht vanuit het standpunt van de gebruiker, met de focus op datgene wat de klant echt als waardevol ervaart.

In administratie ontstaat afval doordat bedrijven de focus vooral op hun operationele werking leggen, dikwijls met (een vorm van) miskenning van hun administratie. Uiteraard is het operationele 'core', maar wat als deze gehinderd wordt of zelfs vastloopt door een slecht functionerende administratie? De administratie komt in contact met elke vezel van een organisatie. Elk bedrijfsproces weerspiegelt zich, onder de vorm van data of documenten, in administratie. Ervaring leert echter dat tot 90% van alle documenten die geproduceerd worden uiteindelijk nooit meer gebruikt, noch geraadpleegd worden. Veel redenen dus om deze afval en verspilling grondig aan te pakken.

Lean in administratie staat, gebruikmakend van gestroomlijnde processen en werkmethodes, voor een optimaal beheer van digitale papieren documenten. Nutteloze en complexe handelingen worden aan de bron vermeden, activiteiten zonder toegevoegde waarde en overtollige transacties worden duurzaam uitgesloten. De uitvoerder van een administratief proces handelt altijd in functie van de hoogst mogelijke efficiëntie die de volgende medewerker in het administratieve proces (genieter van de dienst) mag verwachten. 'Niet meer moeten zoeken' is een belangrijke ambitie die nagestreefd wordt met lean administratie.

Lean in service richt zich tot een zeer grote verscheidenheid van activiteiten, met zowel repetitieve processen als eenmalige dienstverlening, situaties met intensieve of sporadische klanteninteractie, met lange of variabele processen.
Lean in service werkt verspillingen weg in waardestromen. Zij doet dit in een brede waaier van ondernemingen of afdelingen van ondernemingen, zoals in hospitalen, universiteiten, adviesverlening allerhande, vrije beroepen zoals het notariaat, het advocatenkantoor, het accounts- en boekhoudkantoor, magazijnbeheer, installatiediensten, verhuur en onderhoudsactiviteiten. Zelfs productiebedrijven worden, door de voortdurende 'servitizatie' rond producten, geconfronteerd met veel meer dienstverlening, 'afgedwongen' door de markt.

1.       LEAN principes in service (1 dag) : de LEAN filosofie die in de automobielnijverheid is ontstaan, werd ondertussen grondig afgetoetst in dienstverlening en vanuit die ervaringen uitermate bruikbaar gemaakt in service. In dit onderdeel van de opleiding zetten we deze voor service uitgewerkte principes duidelijk en interactief op een rijtje.

a.       LEAN thinking en acting, als de uitbreiding van Toyota’s lean productiesysteem geënt op alle dienstenorganisaties

b.      Kano model, gericht op klantwaarde en klantgedrevenheid.

c.       Lean als methode om optimaal in te spelen op mensen, tijd, kwaliteit, wendbaarheid, systemen, variabiliteit, bezettingsgraden, waardecreatie, begrijpen van processen en optimaal samenwerken.

d.      MUDA (verspilling), MURI (overbelasting) en MURA(ongelijkmatigheid)

e.      SERVICE en de relatie tussen wachttijden, variabiliteit en bezettingsgraden in dienstverlenende systemen

f.        KLANTENSERVICE

g.       LEAN waardestromen in kaart brengen en analyseren (1,5 dag) : LEAN is een benadering van continue verbetering en werkt op permanente basis overtolligheden in de systemen en werkprocessen weg. Daarom is het essentieel dat systemen en processen goed in kaart gebracht worden, dat ze aangepast zijn /worden aan de visie en de doelstellingen van de onderneming en gefocust zijn op die kwaliteit die de uiteindelijke klant als waarde ervaart.

h.      Een raamwerk voor het in kaart brengen van waardecreatie in dienstverlenende processen

i.        Systeem mapping

j.        Value stream mapping

k.       Oorzaak-gevolg mapping

l.        SIPOC procesmapping

 

2.       LEAN systemen en technieken voor service en administratie (1,5 dag) : er is een waaier aan modellen en technieken beschikbaar om LEAN te worden. In dit onderdeel van de opleiding pluggen we praktijkgevallen in op theoretische modellen en technieken en wordt hun waarde geduid in functie van een LEAN transformatieplan.

a.       Systeemdenken in omgevingen waar Lean service toegepast wordt.

b.      Totale productieve administratie

c.       Informatievoorraden in de dienstverlening

d.      Lean service kwaliteit

e.      Kaizen probleemoplossingscycli (PDCA, DMAIC)

f.        Standaard werk en operationele procedures

g.       A3 probleemoplossingen

h.      5S

 

3.       LEAN administratie – de praktijk (2 dagen) : wat een bedrijf ook doet in zijn operationele activiteit, dit wordt altijd omgezet in administratie die elke vezel raakt van de onderneming. LEAN opstarten vanuit administratie is ongekend maar een bijzonder interessante benadering. In dit onderdeel van de opleiding wordt de visie van LEAN gebundeld in een projectaanpak van de administratie, waar we terug een eenvoudig, efficiënt, wendbaar en vooral praktisch bruikbaar geheel van maken en een startpunt voor verbetertrajecten in de gehele operationele wending. 

a.       De fundamentele relatie die administratie  en boekhouding hebben in verhouding tot de operationele activiteit of dienstverlening

b.      Het belang van de mens in dit veranderingsproces

c.       Administratieve knelpunten

d.      Verouderde werkgewoontes verminderen en /of elimineren. Bijvoorbeeld papier enkel nog gebruiken omdat het nuttig is, niet omdat we het gewoon zijn!

e.      De paperless office, onmisbaar in onze toekomstige diensteneconomie

f.        Hoe omgaan met beschikbaar gestelde ICT applicaties

g.       Cultuuromslag

h.      Plan van aanpak

i.        Technieken: Lean e-mails, Clear Desk, Quality Scorecard, E-werken

 

 

Elke manager , ondernemer en expert in boekhouding en administratie die beseft dat de dienstverlenening en/ of de administratie in zijn werkomgeving heel wat efficiënter, klantgerichter en gestroomlijnder moet verlopen.

Waarom deze opleiding kiezen?

Dit programma zal realiseren wat u verwacht:

Op 6 dagen worden u op praktische en actieve wijze diepgaande inzichten in Lean bijgebracht. Inzichten die direct toepasbaar zijn in uw eigen werkomgeving, zodat u momentum kunt creëren en, waarbij u zelf een Lean verbeterspiraal kunt op gang trekken en in stand houden.

Er is bewust gekozen voor een beperkte groep docenten. Topacademici en zuivere praktijkdeskundigen delen hun ervaringen en realisaties met de deelnemers aan dit programma.

Dit executive programma omvat 6 volledige opleidingsdagen, gespreid over drie sessies van telkens twee opeenvolgende dagen.

Sessies worden gegeven deels in het Nederlands, en deels in het Engels.

Wie is de academic director?

Prof. Luc Chalmet, hoogleraar Operations & Supply Chain Excellence aan de Antwerp Management School heeft de leiding over dit programma. De focus van zijn werkterrein situeert zich op Lean en Agility voor eender welke soort onderneming. Daarnaast is hij jarenlang actief als docent en adviseur in operationeel beheer, planning, enterprise resource pakketten, en supply chain management. Naast zijn opdracht aan Antwerp Management School is hij als docent verbonden aan de Universiteit Antwerpen en de Universiteit Gent.

 

Docenten

·         Luc Chalmet, hoogleraar Operations & Supply Chain Excellence aan Antwerp Management School, docent Applicaties en Integratie aan Universiteit Antwerpen, docent Operationeel Beheer aan Universiteit Gent, consultant in Lean Agility

·         John Bicheno, docent aan het Lean Enterprise Research Centre van de Cardiff University (UK), auteur van de boeken “The Lean Toolbox” en “The Lean Toolbox for Service Systems”

·         Herman Van den Keybus, Expert paperless office en Lean Administration Consultant. Tot 2005 founding owner en managing director van een accountantskantoor met 30 medewerkers, waar hijzelf in 2002 de paperless office implementeerde.

Documentatie is gemengd Nederlandstalig en Engelstalig. Het internationaal hoog aangeschreven boek “ The Lean toolbox for Service Systems” van docent John Bicheno maakt deel uit van de geleverde documentatie.